PV de l’assemblée générale du 31 mai 2016

PV de l’assemblée générale du 31 mai 2016

PV de l’assemblée générale du 31 mai 2016

19h10, début de la séance
Émargement de la feuille de présence : 15 présents à l’assemblée générale. La présidente prend la parole en suivant l’ordre du jour.

RAPPORT MORAL
rappel de l’article 2 de nos statuts qui définit l’objet de notre association :

« Cette Association a pour objet de valoriser et promouvoir la qualité de vie des habitants de Genancourt, Roilaye et Saint-Étienne, les trois hameaux qui composent notre commune. Elle proposera des animations à caractère culturel, sportif, citoyen ou festif appelées « voisinades ». Par l’intermédiaire de l’Association les habitants qui le souhaitent pourront  échanger leurs compétences et leurs savoir-faire dans un réseau d’entraide solidaire. »

L’association a essayé de répondre à vos attentes à travers les projets qui seront rappelés lors de la présentation du rapport d’activité.
C’est un bilan plutôt positif. Il y a toujours eu une moyenne de 35 participants à chacune des « voisinades ». L’équipe du bureau élargi ne s’est pas essoufflée et reste volontaire après cette première année de fonctionnement.

Nous voulons remercier la municipalité pour les subventions qu’elle nous a versées, les seules que nous ayons reçues cette année. Remercier plus directement M. Eric Beguin pour sa disponibilité, son écoute et sa réactivité à toutes les demandes du bureau (accès à la salle du conseil, à la cour de l’école, à la photocopieuse, prêt de matériel : cafetière, frigo, bancs et tables).

Quelques regrets cependant
✗ La disparité des participants dans nos trois hameaux
✗ La faible participation des conseillers municipaux
✗ Aucun enfant du RPI au concert d’avril
✗ Le manque de salle dans notre commune
Intervention d’une adhérente qui transmet la proposition du maire de la commune : aménager la salle du conseil pour qu’elle puisse être davantage utilisable pour l’association. Nous en discuterons ultérieurement puisque c’est un point à l’ordre du jour.

vote du rapport moral :
contre : 0     abstentions : 0     pour : 15
Le rapport moral est approuvé à l’unanimité.

RAPPORT D’ACTIVITÉ
La présidente détaille les différentes « voisinades » organisée  par l’association.

Septembre :
Première « voisinade » de l’association le dimanche 13, marche d’automne gourmande et musicale suivie d’un repas froid dans la cour de l’école.
Le dimanche 20, journées du patrimoine toute la journée dans l’église de Saint-Étienne avec Jérôme Duchemin (répétition de l’ensemble Sylphiades et cours de violon gratuit pour tous).

Novembre :
Le samedi 21 à 15h, après-midi jeux de société dans la salle Napoléon de Pierrefonds. En soirée beaujolais nouveau.

Janvier :
Le dimanche 17 à 15h30, galette des rois et jeux de société dans la salle du conseil

Mars :
Le dimanche 20 à 14h30 pour le premier jour du printemps voisinade écocitoyenne « Nettoyons la nature ». Rendez-vous dans chacun des 3 hameaux et à 16h30, goûter pour tous dans la cours de l’école.

Avril :
Le dimanche 24 à 16h, concert en l’église de Chelles ; les travaux de l’église n’étant pas terminés. Sur la cinquantaine d’auditeurs présents 39 avaient acheté leur billets à l’avance.

Projets à venir :
La reprise de « voisinades » si les organisateurs sont d’accord.
✗ En l’absence des organisateurs de la marche d’automne, Thierry Lestringuant se propose pour une sortie nature à déterminer ou pourquoi pas organiser la marche d’automne. Une date est dors et déjà retenue : dimanche 11 septembre. Il faut éviter les journées du patrimoine si quelque chose est organisé.

✗ « Nettoyons la nature  », Françoise Lemoine l’organisatrice de cette année est à nouveau partante elle a déjà pris contact pour avoir le matériel (gants, gilets, sacs…) qui sera livré courant juillet. Une date en mars reste à déterminer.

✗ Visibilité de notre association au travers d’un site Internet : Marc Normand a commencé de s’en charger. Le site en est à sa deuxième version. Il présente l’organisation du site, ses rubriques, ses fonctionnalités, ses liens. Il souhaite autour de lui une équipe pour finaliser le projet. Face au problème évoqué par certains  face à ce média, il envisage pourquoi pas de faire des séances d’accompagnement durant les soirées d’hiver… Ce qui repose le problème de la salle (et de son accès WIFI).

✗ La présidente propose une animation précédent la soirée des festivités du 14 juillet organisées par la commune. Des stands de jeux (pêche à la ligne, chamboule-tout, loterie…) dans l’après midi du 13 juillet avant le repas. Remarques : c’est vrai que ce serait bien que l’association se montre ce jour-là mais les gens travaillent, certains sont en vacances… C’est mieux de prévoir quelque chose pendant le repas.  Qui est disponible ? Une adhérente avec la présidente vont voir comment organiser quelque chose de simple pour cette année. Pourquoi pas une tombola, vente d’enveloppes toutes gagnantes.

vote du rapport d’activité
contre : 0     abstentions : 0     pour : 15
Le rapport d’activité est approuvé à l’unanimité.

RAPPORT FINANCIER ET BUDGET PRÉVISIONNEL
La présidente cède la parole à La trésorière qui présente le rapport financier et le budget prévisionnel.

Le rapport financier présente un excédent de 367,55 € pour l’exercice 2015/2016.
Question : le concert est-elle la voisinade la plus coûteuse ? En effet cette voisinade est déficitaire. C’est un parti pris de l’association. L’organisation d’un concert, avec des musiciens de qualité a un coût.  La trésorière précise aussi que la voisinade de novembre avec la location de la salle Napoléon de Pierrefonds est aussi déficitaire. Toutes les autres voisinades ont permis de dégager du bénéfice.

Le budget prévisionnel présenté est à l’équilibre avec des recettes et des dépenses évaluées à 2075,55 €. L’association compte sur le renouvellement des subventions de la commune ainsi que l’obtention d’autres  subventions qu’elle demandera.
Question : A quoi correspond les 300 € d’investissement ? Si les bénéfices le permettent, l’association pourra pourquoi pas acheter du petit matériel (cafetière, frigo…). Ce budget prévisionnel permet d’espérer des dépenses de 1500 € pour l’organisation des voisinades.

vote du rapport financier
contre : 0     abstentions : 0     pour : 15
Le rapport financier est approuvé à l’unanimité

vote du budget prévisionnel
contre : 0     abstentions : 0     pour : 15
Le budget prévisionnel est approuvé à l’unanimité

COTISATIONS
La présidente met en débat le renouvellement de la cotisation et rappel que pour l’exercice 2015/2016 le taux des cotisations a été fixé à 1 €. Sachant que c’était la cotisation minimum pour devenir adhérent et que la liberté était laissée à chacun de donner plus, ce qui a été largement fait.
Deux propositions des adhérents : 5 € ou pourquoi pas 10 €. La présidente propose de ne pas changer la cotisation. Pour les adhérents augmenter la cotisation donnerait de la valeur à l’adhésion et permettrait de présenter plus sérieusement l’association. Mais passer de 1 € à 10 € c’est un peu trop. Finalement, le taux de cotisation à 5 € est soumis au vote.

vote du taux des cotisations à 5 €
contre : 1     abstentions : 0     pour : 14

Les cotisations pour 2016/2017 sont fixées à 5€ et seront demandées dès la prochaine voisinade.

PROJET DE SALLE POUR LES ACTIVITÉS DE NOTRE ASSOCIATION
Évoqués lors du rapport moral, la présidente rappelle les problèmes posés par le manque de salle :
✗ Difficulté d’organiser des voisinades à la mauvaise saison
✗ coût pour l’association de la location d’une salle

Lors de l’entretien que nous avons eu avec le maire à ce sujet, l’éventualité d’aménager le grenier de la mairie n’a pas été retenu. Coût trop élevé des travaux pour la mise aux normes. Le maire propose de remplacer la grande table de la salle du conseil par des tables modulables pour rentabiliser l’espace. La présidente propose de constituer un groupe de réflexion autour d’un projet d’aménagement de salle.

Question : n’est-il pas plutôt judicieux d’utiliser la salle du conseil pour les voisinades et à partir de là, réfléchir sur les besoins de salle. Après discussion, les membres de l’assemblée générale s’accordent sur ce point. La salle du conseil sera demandée avec peut-être l’accès aux toilettes et point d’eau du rez-de-chaussée.

QUESTIONS DIVERSES
Aucune question en débat

ÉLECTION DES MEMBRES DU BUREAU
Sophie Catherine Audouard  se représente à la présidence de l’association, aucun autre candidat ou candidate.
vote
contre : 0     abstentions : 0     pour : 15
Sophie Catherine Audouard est réélue présidente de l’association.

Danièle Lepoutre ne se représente pas comme trésorière. Qui est candidat(e) ? Evelyne Bourion actuellement secrétaire de l’association accepte de reprendre le poste de trésorière et Françoise Lemoine se propose comme trésorière adjointe.
vote
contre : 0     abstentions : 0     pour : 15
Evelyne Bourion est élue trésorière de l’association et Françoise Lemoine est élue trésorière adjointe.

Audrey Chandernargor se porte candidate pour le poste de secrétaire laissé vacant par Evelyne Bourion. Christiane Ogez se propose comme secrétaire adjointe.
vote
contre : 0     abstentions : 0     pour : 15
Audrey Chandernagor est élue secrétaire de l’association et Christiane Ogez est élue secrétaire adjointe.

Il est 20H45, l’ordre du jour étant épuisé la présidente clôt l’assemblée générale.

La secrétaire de séance
Evelyne Bourion

La Présidente
Sophie Catherine Audouard

La  secrétaire
Audrey Chandernagor

La trésorière
Evelyne Bourion

Infos sur l’AG du 31 mai 2016

Infos sur l’AG du 31 mai 2016

Photo de l'AG du 31 mai 2016L’assemblée générale de l’ALC des 3 hameaux s’est tenue mardi 31 mai à 19h dans la salle du conseil de la mairie de Roilaye avec 15 membres de l’association.
Les rapports présentés (rapport moral, rapport d’activité et rapport financier) ont tous été approuvés à l’unanimité. La cotisation est désormais de 5 €.
Notre site internet a été officialisé par Marc son créateur.
Le problème de la salle pour les “voisinades” hivernales est en partie résolu. La commune se proposant de remplacer la grande table de cette salle par des tables modulables afin de rentabiliser l’espace.
L’aUn anssociation ne change pas de présidente. Mais, suite au départ de Danièle notre trésorière une nouvelle équipe s’est constituée. Evelyne passe du secrétariat à la trésorerie avec Françoise comme adjointe. Audrey est notre nouvelle secrétaire avec Christiane comme adjointe.
La réunion s’est terminée par le verre de l’amitié pour souffler la première bougie de l’association.

Pour plus d’informations, consultez le PV de l’assemblée générale

La présidente

AG constituante de mai 2015

AG constituante de mai 2015

Compte-rendu de l’assemblée générale constituante du 28 mai 2015

Début de la réunion à 19h15 en présence de 14 habitants de la commune de Saint-Étienne-Roilaye.
Un appel à réunion avait été distribué dans les boîtes aux lettres le 9 mai 2015 par Danièle Lepoutre et Sophie Catherine Audouard.

Nom de l’association
Le nom retenu pour l’association loi 1901 de la commune de Saint-Étienne-Roilaye
est le suivant : Association Loisirs et Culture de Saint-Étienne, Roilaye, Genancourt.
Il est apparu important que le nom des trois hameaux de la commune se retrouve dans le nom de l’association.

Les statuts, le règlement intérieur et la cotisation
Les statuts et le règlement intérieur proposés à l’assemblée générale sont discutés et modifiés avant d’être adoptés.
A l’unanimité l’assemblée générale fixe la cotisation de chaque adhérent de l’Association à 1 €.

Constitution du bureau de l’association
Après trois candidatures déclarées, les membres du bureau ont été élus à l’unanimité
Présidente : Sophie Catherine Audouard : 2 rue de l’église à Saint-Étienne
Secrétaire : Evelyne Bourion : 12 rue du moulin à Genancourt
Trésorière : Danièlle Lepoutre : 13 rue de l’église à Saint-Étienne

Le siège social de l’Association est fixé à l’adresse de la présidente : 2 rue de l’église 60350 Saint-Étienne-Roilaye.

Propositions de manifestations et bureau élargi
Jérôme Duchemin annonce l’audition de sa classe d’instruments le dimanche 21 juin à 15 h dans l’église de Saint-Étienne. Audition ouverte gratuitement à tous.
Comme l’an dernier, le quatuor Vertigo viendra répéter dans l’église pour les journées du Patrimoine.
Une course cycliste aura peut-être lieu à la même date dans la commune. Thierry Lestringant suggère au bureau de contacter Monsieur Chopin de Roilaye qui fait partie de l’organisation de cette course. C’est peut-être l’occasion de relier les deux événements : distribution des dossards ou remise des récompenses ?
Après discussion, un tour de table permet à chacun d’exprimer ses souhaits et de proposer des domaines pour lesquels il pourrait s’engager à organiser des manifestations ou proposer son aide dans l’organisation. Une habitante de Roilaye ne pouvant assister à la réunion a fait parvenir un courriel expliquant sa volonté de s’engager dans l’association et il en a été tenu compte dans les domaines retenus qui sont les suivants :
✔ Atelier d’initiation informatique et création du site internet de l’association
✔ Sorties culturelles surprises
✔ Nettoyage citoyen des abords des 3 hameaux de la commune
✔ Marche conviviale et sportive
✔ Randonnée vélo en forêt
✔ Autour de la nature : sortie champignon, brame du cerf
✔ Partage autour de la musique :formation musicale, concert, journée du patrimoine
✔ Danse
✔ Découverte de l’histoire de la commune
✔ Partage de lectures
✔ Conseils de jardinage, échange de plantes, découverte des ruches

Les personnes qui se sont proposées pour l’organisation de manifestations feront partie d’un bureau élargi. Elles seront sollicitées lors des réunions du bureau qui ont pour objet l’organisation des manifestations.
Le bureau élargi se compose de :
Jérôme Duchemin, Edwige Huant, Karine Lacroix, Françoise Lemoine, Thierry Lestringant, François Lion et Marc Normand.
Le bureau élargi reste ouvert bien entendu à toute personne désirant en faire partie par simple demande.

Conclusion
Le bureau se réunira prochainement afin de déposer les statuts de l’Association.
L’association sera présentée aux habitants de la commune lors des manifestations du 14 juillet 2015.

La réunion est close à 20 h 50.

Compte rendu rédigé par la secrétaire de séance
Sophie Audouard